为进一步提高对员工工作的认识,加强员工工作,做好员工服务,开发员工资源,凝聚员工力量,充分发挥员工在学校学院建设与发展中的重要作用,促进学校和员工共同发展,制定本办法。
本办法包括五个部分,分别是工作机构及职责、班级员工联络员管理办法、员工返校接待流程、外出走访联络员工流程、员工QQ群(微信群)管理办法。
第一部分 工作机构及职责
公司成立员工工作小组,确定一名班子成员作为员工工作负责人,确定一名熟悉员工的教师作为员工工作负责老师。
(一)员工工作小组工作职责:
1、研究、制定学院年度员工工作的总体思路、工作计划;
2、负责组织年度联络、拜访员工;
3、建立学院员工信息库,定期维护信息;
4、接待返校员工开展各类活动;
5、组织协调院内教师和其他资源,参与校内外各类员工活动;
6、征集员工对学校学院发展的意见和建议,并上报学校学院相关部门;
7、指导毕业班辅导员班主任选拔毕业班级员工联络员;
8、做好员工活动的宣传报道;
9、其他涉及员工管理和服务的工作。
(二)员工工作负责人工作职责
1、拟定学院年度员工工作的总体思路、工作计划,上报公司党政联席会决议后,形成工作方案;
2、组织联络员工,安排走访员工事宜;
3、对接员工需求,联系校内相关部门和人员为员工及员工企业服务;
4、指导员工工作负责老师及相关人员每年更新员工信息库;
5、组织员工返校活动;
6、征集员工对学校学院发展的意见和建议,并上报学校学院相关部门;
7、指导毕业班辅导员班主任选拔毕业班级员工联络员;
(三)员工工作负责老师工作职责
1、协调年度联络、拜访员工事宜;
2、每年定期维护员工信息库;
3、接待返校员工,开展各类活动;
4、做好员工活动的宣传报道;
5、其他涉及员工管理和服务的工作。
第二部分 班级员工联络员管理办法
在学校员工办、学院员工工作小组的共同指导下,各学院辅导员(班主任)具体负责选拔、推荐工作,学院员工工作联络员负责汇总、报送。
(一)人数设置
大四、研三班级中设“班级员工工作联络员”1名/班
(二)选拔条件
1、关心母校发展,热爱员工工作,热心服务同学;
2、思想政治素质好,有奉献精神、有责任心、具备较强的组织沟通协调能力;
3、群众基础好,在班级中具有较强的影响力和号召力,能积极组织班级员工开展活动,能在服务员工和母校中发挥积极作用;
4、担任过班级(或以上)员工干部者优先考虑。
(三)推选方式
1、由各班级推荐,经本人同意,辅导员(班主任)审核,学院员工工作负责人汇总并报送学校员工办;
2、由学校员工办发文公布班级员工工作联络员名单,并颁发“班级员工工作联络员”聘书;
3、各学院的班级员工工作联络员推选工作于每年4月—5月进行。
(四)班级员工工作联络员责任
1、毕业后与学校员工办、学院员工联络服务中心和本班同学保持经常联系,掌握同学动态,协助学校健全、更新相关的员工通讯录;
2、积极参加学校员工会和所在地方员工会的活动,组织开展本班员工活动,并发挥积极作用;
3、收集本班同学对学校的意见和建议并及时反馈至学校员工会,支持学校建设发展;
4、积极向学校员工会投稿(文章、照片均可),报送优秀员工事迹供学校宣传报道;
5、在校期间组织本班同学积极参加学校员工会、学院员工分会举办的各项活动,培养班级同学员工意识,增强归属感和凝聚力。
第三部分 员工返校接待流程
(一)联络与策划
班集返校的,由班级返校负责人联络学院员工工作小组。班级负责人提出返校活动方案(含新冠疫情防控方案)和班集通讯录,由学院员工工作小组备案,由工作小组协调组织实施、提供服务。大规模员工返校的,返校活动方案由返校负责人、学院员工工作小组、学校员工办协商确定后执行。
个人返校的,在符合学校各项管理规定的基础上,自行活动。
由学院邀请回校进行访问、讲座、报告、招聘、产学研合作及其他活动的员工,由各邀请单位负责接待,需要学院工作小组、学校员工办予以协助的另行提出。
(二)迎接与座谈
班集返校的,一般须安排座谈会,需使用学院会议室、教室等场地的,需要协调相关领导、老师出席的,可以与员工工作负责老师联系。
个人返校的,在符合学校各项管理规定的基础上,自行活动。
公司邀请回校进行访问、讲座、报告、招聘、产学研合作及其他活动的员工,按学校相关接待流程与规范执行。
(三)参观与考察
员工返校需要参加校史馆、实验室、原住宿舍等的,由学员工工作负责老师分别协调学校档案馆、学院实验中心、宿管中心等安排。
(四)资料与宣传
集体返校的,组织者在返校活动结束后,将活动相关图片、资料交于员工工作负责老师存档。
公司邀请回校进行访问、讲座、报告、招聘、产学研合作及其他活动的员工活动,由员工工作负责老师做好相关宣传报告。
第四部分 外出走访联络员工流程
公司员工工作小组每年至少安排1次外出走访联络员工活动,具体活动方案上报公司党政联席会通过后实施。
第五部分 员工QQ群(微信群)管理办法
为加强与员工之间的联系和交流,学院根据实际情况,引导员工根据毕业年级、毕业专业、地区地域、行业产业等建立员工QQ群或微信群,为维护群秩序和热度,特制定本管理办法。
群管理机构
员工QQ群(微信群)原则上由一名群主和若干管理员组成。群主原则上由学院推荐群内威信较高、热心公共事务的员工担任,负责管理和维护群的正常运行;管理员由群主推荐,并报学院备案同意,负责协助群里做好群运行和关注群里信息。
群内行为准则
1、禁止在群里发布违反国家法律法规、违反社会主义道德、违反公序良俗的言论、图片、视频等。
2、禁止在群里发布广告信息、商业推销等内容。
3、禁止在群里恶意刷屏、散布谣言。
4、禁止在群里攻击他人(包含群内人员和非群内人员)
群内活动内容
1、发布与学校学院相关内容,发布员工活动情况、员工企业情况、员工发展情况、行业发展情况、日常生活情况等;
2、组织联络员工感情,加强互信交流,拓宽朋友圈、工作圈、兴趣圈等。
3、发布重要通知,组织线上活动,联络线下活动。
应急情况处理
一旦发现群里成员有违反本管理办法的行为,群主和管理员有权采取相应措施进行处理。首先对相关人员及时禁言,进一步了解情况后,给予警告或出群的处理。如果群成员存在违法国家法律的情形,学院会同群主、管理员共同商议进一步处理措施。
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2023年1月1日